Bevezetés
A kommunikáció és a megfelelő tiszta kommunikálás iránti igény az emberiséggel nagyjából egyidős lehet. a megfelelő kommunikáció szükségessége vitathatatlan a szóbeli és – mióta az első írásjeleket kőbe vésték – írott kommunikációban. A megfelelő kommunikáció számos tényező függvénye. Ebben a modulban a kommunikáció kulcsfontosságú elemeit igyekszünk röviden számba venni.
A kommunikáció segítségével az emberek között információcsere jöhet létre. Ehhez jelrendszerek (pl. nyelv, betűk, gesztusok stb.) közös készlete, valamint ezek egységes értelmezése szükséges.
Az emberek közötti kommunikáció nem csupán az információ áramlása egyik személytől a másikig. Az információátadáshoz használt szavakon túl azok stilisztikai sajátságai, a beszélő hang ereje, hangsúlyozása, szemkontaktusa, testbeszéde, gesztusai is jelentős szerepet töltenek be a megfelelő szóbeli kommunikációban. Az írott kommunikáció során a stílus, eszköz (pl. email, postai levél, sajtcédula stb.), adhatnak némi támpontot..
A nyelv jeleket használ – szavak, gesztusok, egyéb hangok – a dolgok és fogalmak megjelenítésére. Ezen jelek egy része az írott, míg mások a szóbeli kommunikáció során használatosak.
Mivel a kommunikáció ilyen fontos része a mindennapi életnek, az üzleti életben betöltött szerepét nem lehet túlhangsúlyozni. A hatékony üzleti kommunikáció legfontosabb összetevői a következők:
-
Beosztottak: a vállalat egyik legfontosabb részét a beosztottak képezik. Az ő kommunikációjuk (riportokban, javaslattételben, megjegyzésekben, kérésekben stb.) Bizonyos mértékig meghatározza a vállalat működését is. Egy csoport megszervezése és irányítása jó kommunikációs készséget kíván. Megfelelő kommunikáció segítségével az üzenet a kommunikációs gátakon csorbulás nélkül átjuthat, a félreértések tisztázódnak, a késések elkerülhetővé válnak, az információ egyértelműsíthető, valamint a vállalat különböző tagjai közötti egyetértés fenntartható.
-
Főnök-beosztott viszony: a vállalat vezetése nem várhat el megfelelő munkát a beosztottjaitól, ha az elvárásait és az egyéb tudnivalókat nem közvetíti megfelelő módon. Ezenfelül a menedzsereknek és a vállalat magasabb pozíciót betöltő tagjainak mindig észben kell tartania, hogy a kommunikáció mindig kétirányú folyamat. A legtöbb vezetőségi probléma az elégtelen kommunikáció miatt alakul ki. Egy jó menedzser megfelelő írásbeli és szóbeli kijelentéseket tud tenni, valamint meghallgatja és értelmezi a munkatársai javaslatait, megjegyzéseit.
-
A beosztottak kedve és motiváltsága: a kommunikáció a munkahelyi jó légkör és motiváció fenntartásában is kiemelt szerepet játszik. Ahogy a megfelelő kommunikáció kedvezően hat, a nem helyes kommunikáció minden bizonnyal rossz irányba befolyásolja a munkahelyi légkört, mivel a nem megfelelő kommunikáció komoly félreértésekhez, személyes nézeteltérésekhez vezethet. A jó kommunikáció ezenfelül jó hatással van a vállalaton belüli társadalmi életre is.
Miközben kommunikálunk, nem is igazán gondolunk bele magába a folyamatba, a közlés módjába, és nem gondolunk bele e tényezők alakulásába a másik személy szempontjából sem. Ennek ellenére valószínűleg nem okoz meglepetést a kommunikáció sokfélesége. Ha tudatosítjuk magunkban, hogy mit szeretnénk közlésünkkel kiváltani az érintettekből, milyen kommunikációs csatornára van szükségünk, nagyobb esélyünk van arra, hogy elérjük a kívánt célt, illetve hogy figyelembe vegyük a többiek szándékát, ennélfogva jobb kommunikátorrá válhassunk.
Példaként felsorolunk néhány kommunikáció típust:
-
Tárgyalás: a két fél eltérő álláspontot képvisel, és a kettejük közötti kommunikáció egy kérdés megtárgyalását, megoldási ötletek megszületését segítheti elő.
-
Vita: a két fél ellentétes állásponton van, és céljuk egymás illetve a hallgatóság meggyőzése.
-
Párbeszéd: a két fél egymás mondanivalójának megértése érdekében kommunikál, valamint hogy kölcsönösen dolgozzanak ki megoldást egy problémára, mely megoldás mindkét félnek elfogadható, illetve kedvező.
Nyilvánvaló, hogy az előadásmódot (például a mondanivaló, a hangsúly, beszédstílus, illetve az írásmód) elsődlegesen meghatározó tényező a kommunikáció típusa, melyben részt veszünk.
Ha tisztában vagyunk a közlendőnkkel és szándékunkkal, elkerülhetjük, hogy olyan kommunikációs formába bonyolódjunk, ami a céljainknak nem felel meg. Például a vita során alkalmazott kommunikációs eszközök és stratégiák bizonyosan tönkretesznek egy megbeszélést.
Az üzleti kommunikáció nyilvánvalóan célorientált. A vállalat szabályzatát, irányvonalát a vállalaton belül és azon kívül is kommunikálni kell. Az üzleti kommunikáció megadott normák és szabályok mentén kell, történjen. Kezdetben az üzleti kommunikáció csupán papírmunkára, telefonhívásokra korlátozódott, manapság azonban a technológia fejlődésével számos más eszköz segíti az üzleti kommunikációt, mint például a mobiltelefon, videokonferencia, email, stb. a hatékony üzleti kommunikáció ezenfelül a vállalat iránti érdeklődést is megnövelheti.
Lejjebb találhatóak azok a gyakorlatok, melyek a KKV középvezetőinek vagy illetékes munkatársainak segítségére lehetnek a HATÉKONY KOMMUNIKÁCIÓ cégen belüli fejlesztésében és mobilizálásában az egyes munkacsoportokon belül illetve kollégáik körében. Ezek a gyakorlatok a KKV-n belüli idő- és költséghatékony alkalmazásra lettek kidolgozva, specifikusan a fejezeten belül tárgyalt négy témára összpontosítva:
-
A kommunikáció alapjai formái és eszközei
-
Belső kommunikáció
-
Kommunikáció a vállalaton kívül, marketing stratégiák
-
Tárgyalás, konfliktuskezelés a kommunikáció segítségével